YILLIK ÇALIŞMA PROGRAMI

Kamu kurum ve kuruluşları yasalarca verilen hizmetleri yerine getirmek ve devam ettirebilmek için resmi belgeler üretmek ve ürettikleri bu belgeleri tekrar kullanmak zorundadır.Üretilen bu belgeler kurumların varlık sebebini ortaya koyan temel dayanaklardır.Sağlık kurumlarında üretilen belgeler de sağlık kuruluşlarının, hastaların ve sağlık personelinin haklarını korumaya, tıbbi ve hukuki delil olmaya ve geçmişe dönük araştırmalar yapmaya yarar.Sağlık kuruluşlarına tedavi edilmek üzere gelen hasta ve yaralılar için genel tabloyu ortaya koyan ve daha sonraki gelişlerinde hastaların yada araştırmacıların, adli ve idari makamların istekleri doğrultusunda hizmete sunulmasında gerekli olan belgelerin, düzenli ve bilimsel metodlarla tasnif ve muhafaza edilmesi şarttır.

Sağlık Bakanlığı "Arşiv Yönetmeliği", Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce hazırlanan, "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik' te değişiklik yapılmasına Dair Yönetmelik" 22.02.2005 tarih ve 25735 Sayılı Resmi Gazete' de yayımlanarak yürülüğe girmesi nedeniyle yürülükten kaldırılmış ve Başbakanlık Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik uygulanmaya başlanmıştır.

Bir yıl içerisinde tüm birimlerin aşağıdaki dört (4) maddeden oluşan arşiv çalışmalarının yürütülmesinde destek ve kurum arşivi gibi görev alarak hizmet verir.

1- Ocak ayı içerisinde Ayıklama-İmha Komisyonları kurulur. Komisyon; ünite amiri başbakanlığında varsa birim sorumlusu, evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi 3 temsilciden teşkil ederek toplam 5 kişiden oluşur.Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

2- Yıl içerisinde Ayıklama-İmha Komisyonu çalışmalarına devam eder.Ayıklama sonucunda tüm evraklar dört (4) kısma ayrılır.

• Evrağın üretildiği birimde işlemi bitmiş olup, güncelliğini kaybetmiş ve sık sık geriye dönüp bakılmayacak fakat ilgili yönetmeliğe istinaden muhafazasına lüzum görülen evraklar Birim Arşivine dosya döküm muhteviyatı hazırlanarak üst yazı ile teslim edilir.
• İlgili yönetmeliğe istinaden ve Ayıklama-İmha Komisyonun değerlendirmelerinde de muhafazasına lüzum görülmeyen evraklar, herbir sayfası komisyon üyelerince imzalanmış imha listeleri hazırlanarak Sağlık Bakanlığı' ndan imha onayı almak üzere üst yazı ile İl Sağlık Müdürlüğü' ne gönderilir.
• İlgili yönetmeliğe istinaden Başbakanlık Devlet Arşivlerine teslim edilmesi gereken evrak, defter, istatistik vs. arşivlik malzemelerin Arşiv malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu doldurularak birim kodu ile birlikte Başbakanlık Devlet Arşivlerine teslim edilmek üzere İl Sağlık Müdürlüğü' ne üst yazı ile gönderilir.
• Güncelliğini kaybetmemiş, sürekli kullanılan veya sık sık geriye dönüp bakılan dosya, evrak, defter vs. malzemeler evrağın üretildiği birimlerde kalır ve düzenli bir şekilde muhafaza edilir.

3- Sağlık Bakanlığı'ndan imha onayı almış listelerdeki evraklar imha edilir.İmha işlemi; imha listeleri onay alıncaya kadar bu evraklar düzenli muhafaza edilir, onay almayan evrak – defterler listeden ve ayrılan bölümden çıkartılarak muhafazası için Birim Arşivine teslim edilir.Onay alınan listedeki evrak – defter vs. malzemeler Komisyon üyeleri ve Birim Arşiv Sorumlusu eşliğinde İstanbul ili için Sağlık Bakanlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı' nın 17/03/2005 Tarih ve 2781 sayılı yazısına istinaden Vakıf statüsündeki TEMA VAKFI' na kıyılarak bağış olarak teslim edilmektedir.Tema Vakfı' ndan alınan kantar fişi, Ayıklama-İmha Komisyonunca düzenlenen imha tutanağı, üst birimlerden alınan "Olur" ve Sağlık Bakanlığı' ndan alınan onaylar 10 yıl kurumda saklanır.

4- Yıl sonunda hazırlanan Birim Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu Ocak ayı ilk haftası Sağlık Bakanlığı' na gönderilmek üzere İl Sağlık Müdürlüğü' ne gönderilir.

Bu işlemlerin düzenli ve kesintiye uğramadan yürütülebilmesi için kurum amirince seçilen uygun ve kalıcı bir memur arşiv sorumlusu olarak görevlendirilmesi ve bu memurun İl Sağlık Müdürlüğü ile diyalog halinde çalışması, İl Sağlık Müdürlüğü Birim Arşivi tarafından düzenlenen eğitimlere katılarak kendi biriminde uygulanmasını sağlanması gerekmektedir.

İl Sağlık Müdürlüğü Birim Arşivi olarak biz Müdürlüğümüz ve bağlı sağlık kuruluşlarımızda yürütülen arşiv çalışmalarında kısa sürede çok büyük ilerlemeler kaydetmiş olup ; Arşivcilik bilgisinin varolduğunu düşünerek, tüm alt birimlerimizde bu Arşivcilik bilgisinin bilince dönüşmesini ve bu konuya birimlerin üst amirlerinden tüm çalışanlarına kadar gereken önemi vermelerini istiyoruz.