|
İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBESİ
PAZAR ARAŞTIRMA VE SATIN ALMA BİRİMİ
Birimin Önemi: Her işletmede olduğu gibi kamu hizmeti üreten Müdürlüğümüz ve bağlı birimlerinde de amaç olan çıktıyı yani hizmeti elde edebilmek için en önemli girdilerin (mal, enerji, hizmet, personel, vb) büyük bir kısmının temini birimimiz tarafından gerçekleştirilmektedir. Bundan başka 4734 sayılı K.İ.K.'nu 01.01.2003 tarihinde yürürlüğe girmesinden sonra Kamu Kuruluşlarında – özel işletmelerde de önemli olan- satın alma ve ihale işlemleri daha çok önem arz etmiş bulunmakta kurum ve kuruluşların işletmesinde ve hizmet sunumunda esas omurgayı oluşturmuş bulunmaktadır. Müdürlüğümüzde de gelişen ve değişen mevzuata hızla uyum sağlayan bir oluşum için birimimiz nicelik ve nitelik olarak, İl Sağlık Müdürümüz Uzm. Dr. Mehmet BAKAR 'ın, Müdür Yardımcımız Dr. Mehmet AZGÜN'ün ve Şube Müdürümüz Hediye ÜNVER'in değerli girişimleriyle geliştirilmiş ve devamlı olarak kendini yenileyen ve geliştiren bir bünyeye kavuşturulmuştur.
Birimin Görevleri: Birimin temel görevi Müdürlüğümüzün ve bağlı birimlerin ihtiyacı olan mal, hizmet ve danışmanlık hizmet alımları ile yapım işlerini Döner Sermaye Bütçesi, Genel Bütçe ve İl Özel İdaresi Bütçesi kaynaklarından gerçekleştirmektir. Bu bağlamda Birimimiz 4734 sayılı K.İ.K. hükümlerine göre kurulan ihale komisyonları ve doğrudan temin görevlilerine sekretarya hizmeti sunmaktadır. Bunun için bir çok pazar araştırma ve satın alma işlemleri başlangıçtan muayene ve kabul aşamasına kadar birim tarafından yerine getirilmektedir. Bu işlemler sırasıyla;
- İhtiyacın tespit edilmesi: Her yıl olağan olarak gerçekleştirilen alımların ihtiyacının birime zamanında ulaşılmasının sağlanması için ilgili diğer birimlerle iletişime geçilmektedir. Bunun dışında çeşitli birimlerden gelen ihtiyaç talepleri toplanarak birleştirilebilinenler birleştirilmekte ve böylece daha büyük alımlara çıkılması sağlanarak daha uygun alımlar gerçekleştirilmektedir.
- İhtiyacın niteliklerinin belirlenmesi: Talep edilen ihtiyaçların nitelikleri ihtiyaç talep eden birimlerden Teknik Şartname alınarak veya talep edilenin piyasadaki çeşitleri ihtiyaç birimine sunularak ihtiyaca uygun niteliklerin tespitine olanak sağlanmaktadır. Bazı olağan ihtiyaçların teknik şartnamesi birim tarafından direkt olarak tespit edilmektedir. Bu amaçla Teknik Şartname hazırlamak için görevlendirilen komisyonlara birimimizce destek hizmeti verilmekte bazen birim personeli bu komisyonlarda görevlendirilmektedir.
- İhtiyacın niteliklerine göre niceliğinin güncellenmesi: İhtiyacın belirlenen niteliklerine göre miktarında değişiklik gerekmesi durumunda miktar tekrar güncellenmektedir.
- İhtiyacın yaklaşık maliyetinin belirlenmesi: 4734 sayılı K.İ.K.'na ve ikincil mevzuata göre nitelikleri ve niceliği belirlenen ihtiyaçların yaklaşık maliyetinin tespiti için alım yapan diğer kurumlardan, bu konuda görevli kurumlardan (Borsalar, Ticaret ve Sanayi odaları gibi), idarenin önceki alımlarından ve tedarikçilerden elde edilen verilere göre yaklaşık maliyetin tespiti için gerekli işlemler yapılmakta ve/veya bu konuda sekretarya hizmeti verilmektedir.
- İhtiyacın tedarik usulünün tespiti: Yaklaşık maliyetin tespitinden sonra yaklaşık maliyet tutarına göre ihtiyacın tedariğinin; doğrudan temin (22/d), 21/f pazarlık usulu veya diğer ihale usullerinden hangisiyle yapılacağı tespit edilmekte ve buna göre alım işlemlerine başlanmaktadır. Ayrıca Yaklaşık maliyete göre ilan süreleri ve ihalenin yabancı isteklilere açık olup olmaması tespiti yapılmaktadır.
- Satın Alma Usulleri:
- Açık İhale (K.İ.K. md19)
- Belli İstekliler Arasında İhale (K.İ.K. md 20)
- İhale hazırlıkları: Yaklaşık maliyetin tespitinden sonra alım usulü belirlenerek onay belgesi düzenlenmekte ve döküman hazırlıklarına ve ilan hazırlığına başlanmaktadır. Bu hazırlıklar içinde Teknik Şartnamenin hazırlanması veya gözden geçirilmesi, İdari Şartname hazırlanması, Sözleşme Tasarısı hazırlanması, Standart Formların hazırlanması, plan, proje vs hazırlanması bulunmaktadır. Bu hazırlıklar ya birim personelince yapılmakta ya da bu amaçla görevlendirilenlere birim personeli tarafından destek hizmeti sunulmaktadır. Bundan başka hazırlanan bu dokümanlar ihale dokümanı olarak aday veya isteklilere satılmak üzere onaylı olarak yada kopyalanamaz cd'ler ortamına alınarak çoğaltılmaktadır. Bunlardan başka İhale Başkanı ve Üyelerine vermek için İhale İşlem dosyaları onaylı olarak çoğaltılmaktadır.
- İhalenin Duyurulması: Yaklaşık maliyete göre tespit edilen ve alım usulüne göre düzenlenen Onay Belgesindeki usule uygun olarak alım veya yapım duyurulmaktadır. Bu duyuru doğrudan teminde Birimimiz Kayıtlarındaki tedarikçilerden, piyasadan tedarikçi olabileceklerden, diğer kamu kuruluşlarının tedarikçilerinden uygun olanlara (yeterli sayıda adaya) telefon, e-posta, faks, posta ile duyurulmakta ve en uygun alım gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır.
İlanı zorunlu olmayan pazarlık ihalelerinde ise ihaleye davet yazısı ile ihale uygun sayıda adaya duyurulmaktadır. İlanı zorunlu pazarlık ihalelerinde ve açık ihalelerde mevzuata göre yerel gazete, Kamu İhale Bülteni veya hem yerel gazete hem Kamu İhale Bülteninde olmak üzere standardına uygun olarak ve mevzuattaki sürelere uyularak ilanla ihale duyurulmaktadır.
- Komisyonların Tespiti: Müdürlük Makamınca yedekleriyle birlikte tespit edilen İhale komisyonu üyelerine durum tebliği edilmektedir. Bu tebligatla birlikte bu üyelere İhale işlem dosyasının onaylı bir kopyası verilmektedir.
- İhale Dokümanının Adaylara Gösterilmesi ve Satılması: Hazırlanan İhale Dökümanı istekli adaylarına gösterilmekte ve isteyenlere bedeli karşılığında onaylı bir sureti satılmaktadır.
- Dokümanların Açıklanması: İstekli adaylarından dökümanda açıklama isteyenlere diğer döküman satın almış olanlarla birlikte açıklama yapılmaktadır.
- İhaleye İtirazlar: İhale sürecinde ihaleye yapılan itirazları incelemek üzere Müdürlük Makamınca görevlendirilen Raportörlere destek hizmeti verilmekte ve bazen birim personelinden bu amaçla görevlendirilenler raportör olarak çalışmaktadırlar. İdareye sunulan teklifler usulüne göre kayıt altına alınarak teslim alınmaktadır.
- Tekliflerin İncelenmesi: İhale günü ihale saatinde idareye sunulan teklif zarfları ihale komisyonuna teslim edilmekte ve ihale oturumu sırasında da gerekli kayıtların tutulması için komisyona destek hizmeti verilmektedir. Bu aşamada yapılan İtirazlara verilecek cevaplara dayanak teşkil edecek raportör incelemelerinde de birim elemanları sık sık görevlendirilebilmektedir. Ayrıca komisyonlara mevzuata ulaşmaları hususunda destek hizmeti sunulmaktadır.
- İhale kararlarına itiraz olması durumunda: (ihalenin her hangi bir aşamasında yapılan itirazlarda da) itirazların sonuçlandırılması için İhale Yetkilisince ihale işlemleri durdurulmakta, itiraz cevaplanana kadar veya itiraz haklı ise eksikli veya yanlışlık düzeltilene kadar ihale işlemlerine devam edilmemekte ve hatta İhale Yetkilisince ihale iptali yoluna da gidilebilmektedir. Bu amaçla İhale Yetkilisine kanaat sunmak için birimimiz personeli sık sık raportör olarak görevlendirildiği gibi birim dışından görevlendirilen raportörlere de destek hizmeti verilmektedir.
- İhalenin Sonuçlanması ve Sözleşme imzalanması: Komisyonların kararı ihale yetkilisince onaylandıktan sonra mevzuata uygun süreler geçirilmeden isteklilere kesinleşen ihale kararı tebliğ edilmektedir. İhale kararının tebliğinden sonra süresinde itiraz yapılmaması veya itiraz yapılmasına rağmen bunun geçersiz bulunması ve bu durumda itirazın K.İ.K.'na taşınmaması veya taşınmasına rağmen bu kurumca itirazın reddedilmesi durumlarında kararın kesinleşmesiyle ihale üzerinde kalan istekliye sözleşme yapması için davet yazısı tebliğ edilmektedir. Süresi içinde kesin teminatını yatırması ve 4734 sayılı K.İ.K.'nun 10 maddesinde sayılan durumlarda olmadığını ispatlayan belgeleri tamamlaması durumunda istekli ile sözleşme (sözleşme tasarısına göre) düzenlemekte ve yükleniciye ve ihale yetkilisine akdedilmesi için sunulmaktadır.
- Sözleşmeye bağlanan alımların ilgili birimlere bildirilmesi: Sözleşmeye bağlanan alımlarda (sözleşme yapılmadan gerçekleştirilen alımlarda da alım kararı) alımın sözleşme şartlarına ve Teknik Şartnamelere göre gerçekleştirilebilmesi için ilgili evrak ihtiyaç birimlerine, kontrol ve denetim elemanlarına, muayene ve kabul komisyonu sekreteryasına ve Tahakkuk ve Ayniyat birimlerine iletilmekte ve/veya durum bildirilmektedir.
Birimin İkincil Görevleri: Birim yukarıda sayılan bu temel görevlerini ifa edebilmesi için bazı ek görevleri de yerine getirmektedir. Bu amaçla mevzuat değişiklikleri takip edilmekte ve mer'i mevzuat hizmet içi eğitimlerle personele kazandırılmaktadır. Ayrıca ihalelerde kullanılan dokümanlar, mevzuat değişiklikleri olduğunda güncellenmektedir.
Birim geçmiş yıllara ait ihale doşayalarını arşivleyerek kurum belleği oluşturmaya yardımcı olmakta ve yine bu amaçla ihale dökümanı kapsamında Teknik ve İdari Şartname bankaları oluşturmaktadır.
Alt Birimler:
- Satınalma 1: Bu birim tarafından daha çok hizmet alımı ihaleleri gerçekleştirmekle birlikte mal alım ihaleleri ve doğrudan temin yönetmiyle de alımlar gerçekleştirilmektedir.
- Satınlama 2: Bu birim tarafından daha çok mal alım ihaleleri gerçekleştirmekle birlikte hizmet alım ihaleleri ve doğrudan temin yönetemiyle de alımlar gerçekleştirilmektedir.
- Satınalma 3 Yapım İşleri: Yapım İşleri doğrudan temin ve ihalelerini gerçekleştiren bu birim iş sıkışıklığında mal ve hizmet alımlarını da gerçekleştirmektedir.
- DMO ve Resmi Araç: Bu birimde 4734 sayılı kanunun 3. maddesinde sayılan istisnaların alımları gerçekleştirilmektedir. Örneğin DMO'den yapılan alımlar, M.E.B. Bağlı Endüstri Meslek Liselerinden yapılan alımlar.
|
|
