a) YENİ MÜHÜR İMALATI

1. Mühür talebinde bulunan birimin üst yazısı ile birlikte kurumun açılış onayının birimimize iletilmesi,



2. Valilik Makamından onay alınmak üzere onay yazısının yazılması,



3. Valilik Makam onayından sonra avans için onay yazısı ile tahakkuk birimine bilgi verilir,



4. Avans açıldıktan sonra kurumdan gelen yazı, Valilik onayı ile birlikte Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü' ne yeni mühür imal edilmesi için personel görevlendirilir.



5. Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü mühürü imal ettikten sonra mühür teslim alınır. Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Faturaya istinaden ilgili kuruma devredilir.



6. Mühürü teslim alan kurum mühür beratının alt kısmındaki bölümü doldurup Darphane' ye teslim edilmek üzere birimimize teslim eder.

b) ESKİMİŞ YIPRANMIŞ VE SİLİNMİŞ MÜHÜRLERİN YENİDEN İMALAT İŞLEMLERİ

1. Üst yazı ile birlikte kuruma ait eski mühür beratının birimimize gönderilmesi,



2. Yeni mühür imalat işleminde izlenen yol takip edilir,



3. Yeni mühürü teslim alan kurum Darphane Genel Müdürlüğü' ne gönderilmek üzere eski mühürü birimimize teslim etmesi,

c) KAYBOLAN VE ÇALINAN RESMİ MÜHÜR VE BERATI İŞLEMLERİ

1. Olay ve olay yeri tespit tutanağı tutulması,



2. Mahalli kolluk kuvvetlerine müracat ve kolluk kuvvetlerince tutulacak tutanağın hazırlanması,



3. Olayın Cumhuriyet Savcılığı' na intikal ettirilmesi için yapılan müracat yazısı ile birlikte savcılıktan bu hususta belge alınması,



4. Mühürü kaybeden kurum bir üst yazı ile birlikte ilgili belgeleri birimimize iletir.



5. Kayıp onayı alınır.



6. Yeni mühür imalat işlemlerinde izlenen yol takip edilir.

a) Müdürlüğümüze Bağlı Harcama Birimlerine Ait Giyecek Yardımı Onay İşlemleri

1. Harcama Birimlerinden Gelen Giyecek Yardımı Cetvelleri "Memurlara Yapılacak Giyecek Yardımı Yönetmeliği" hükümlerine göre kontrol edilir.



2. Giyecek Yardımı Cetveli Onaya iki nüsha sunulacağından 1 suret daha çıkarılır.



3. Cetvel üzerine paraf ve imzalar açılır.



4. Valilik Makamına sunulmak üzere onay belgesi hazırlanır (Vali Yardımcısı adına)



5. İmzalar tamamlandıktan sonra giden evrak numarası alınır.



6. Onay belgesi ile giyecek yardımı cetveli hastaneye bir üst yazı ile bildirilir.

b) Birinci Basamak Giyecek Yardımı İşlemleri

1. Temel Sağlık Hizmetlerinden Gelen Ödenek kapsamındaki personeller

Sağlık Grup Başkanlıkları, Sağlık Ocakları, Halk Sağlığı Laboratuvarları, Sağlık Müdürlüğü Personelleri kapsar.


2. Ana Çocuk Sağlığı ve Aile Planlamasından gelen ödenek kapsamındaki personeller.

Ana Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması Merkezlerinde çalışan personelleri kapsar.


3. Verem Savaş'tan gelen ödenek kapsamındaki personeller

Verem Savaş Dispanserlerinde çalışan personelleri kapsar.

1. Bu birimlerden personel listeleri istenir. (Adı, Soyadı, Ünvanı, Cinsiyeti, Beden, Ayakkabı no)



2. Yönetmeliğe uygun olarak üç ayrı cetvel düzenlenir.



3. Cetvel üzerine paraf ve imzalar açılır.



4. Valilik Makamına sunulmak üzere onay belgesi hazırlanır (Vali Yardımcısı adına)



5. İmzalar tamamlandıktan sonra giden evrak numarası alınır.



6. Satınalma Birimine üst yazı ile bildirilir.

1. Malzemelerin cinsi belirlenir. (Bilgisayar, Tıbbi Cihaz, Mobilya, Araç vs.)



2. İlgili teknik uzman belirlenir.



3. Teknik Uzmana görevlendirme yazısı yazılır.

1. Yazının konusu ve dağıtım yerleri belirlenir.



2. Dağıtım yerlerine üst yazı yazılır.



3. Üst yazıya tarih ve sayı alınır.



4. Dağıtım yeri miktarınca üst yazı çoğaltılır.(Fotokopi çekilir.)



5. Konunun aciliyetine göre faks ya da e posta gönderilir.



6. İlgili yerlere gönderimi

1. Alt birimlerden gelen yazının değerlendirilmesi.



2. Disiplin ve Hukuk Amirliğine bildirim yapılır.



3. Soruşturma neticesi beklenir.



4. Soruşturma neticesine kayıttan düşme işlemi yapılır

1. Birimde çalışan personelin aylık çalıştığı gün sayısı belirlenir. (rapor ve izinler düşülerek)


Bir sonraki ayın ilk haftası içerisinde Şubemiz Gelen Giden Evrak Birimine bildirilir.


2. Personel iletişim bilgileri ayın ilk haftası Şubemiz Gelen Giden Evrak Birimine bildirilir.



3. Stok Koordinasyon Ekibi iletişim bilgileri ayn ilk haftası Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığına bildirlir.

Müdürlüğümüz ve İl Özel İdaresi kanalıyla alımı gerçekleştirilen taşınırların, Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik çerçevesinde, muayenelerini gerçekleştirmek

GÖREV ANALİZİ

1. Müdürlüğümüz ve İl Özel İdaresi kanalıyla alımı gerçekleştirilen taşınır alımlarının muayene ve kabul işlemlerinin yapılabilmesi için Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin 6.maddesi doğrultusunda 5 gün içinde, Muayene ve Kabul Komisyonları oluşturulur.



2. Satın alınan malzemelerin firmalarca sözleşme ve eklerine uygun olarak teslim edilmesini sağlanır.



3. Firma tarafından teslimi gerçekleşen taşınırların muayene komisyon üyeleri tarafından muayene edilebilmesi için üyelere görevlendirme yazısı en kısa sürede tebliğ edilir.



4. Muayene Komisyon Üyeleri tarafından muayenesi gerçekleştirilen taşınırlara ait düzenlenen muayene komisyon raporları, taşınır işlem fişinin düzenlemesi için, Ayniyat Birimine teslim edilir

a) Müdürlük Binası Talepleri

1. Demirbaş Malzeme Talepleri



• Taşınır İstek Belgesi ile istenen demirbaş depomuzda mevcut ise kullanıcının üzerine MKYS üzerinden zimmet fişi düzenlenir.



• Stoklarımızda mevcut değil ise Satınalma birimine taşınır kodu ile birlikte bildirilir.



2. Tüketim Malzemeleri Talepleri



• Taşınır İstek Belgesi ile istenen tüketim malzemeleri depomuzda mevcut ise talepte bulunan birime tüketim olarak çıkış yapılır.(Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.)



• Stoklarımızda mevcut değil ise Satınalma birimine taşınır kodu ile birlikte bildirilir.

b) Bağlı Kurum ve Kuruluş Talepleri (Sağlık Grup Başkanlıkları, AÇS/AP Merkezleri ve Verem Savaş Dispanserleri ve Halk Sağlığı Laboratuvarları v.s.)

1. Demirbaş Malzeme Talepleri



• Üst Yazı ekinde Taşınır İstek Belgesi ile istenen demirbaş depomuzda mevcut ise isteyen birime MKYS üzerinden "Ambarlararası Devir" seçeneği ile devredilir.



• Stoklarımızda mevcut değil ise Satınalma birimine taşınır kodu ile birlikte bildirilir.



2. Tüketim Malzemeleri Talepleri



• Üst Yazı ekinde Taşınır İstek Belgesi ile istenen tüketim malzemeleri depomuzda mevcut ise isteyen birime MKYS üzerinden "Ambarlararası Devir" seçeneği ile devredilir.



• Stoklarımızda mevcut değil ise Satınalma birimine taşınır kodu ile birlikte bildirilir.

1. TÜKETİM MALZEMELERİ ÇIKIŞ BİLİDİRİMİ



• Döner Sermaye bütçesin aylık tüketimleri bir sonraki ayın 6'sına kadar saymanlığa bildirilir.



• Genel Bütçenin 3 aylık tüketimleri (1. Dönem (Ocak - Şubat - Mart), 2. Dönem (Nisan - Mayıs - Haziran), 3. Dönem (Temmuz - Ağustos - Eylül), 4. Dönem (Ekim - Kasım - Aralık) dönem sonunda saymanlığa teslim eder.



2. DEVİR İŞLEMLERİ



1. Ayın Kamu İdaresine Bağlı Harcama Birimleri Arasında Devir:



1. Hastanelerde;



• Harcama Yetkilisinin parasal yetkisinin üzerinde olan devir talepleri Müdürlüğümüze gelir.(Devralacak kurumun talebinin bulunmasına dikkat edilir.)



• Üst Yöneticinin onayına sunulur.



• Onay üst yazı ile hastaneye gönderilir.



2. Sağlık Grup Başkanlıklarında;



• Devir Onayı Harcama Yetkilisinin onayına sunulur.



• Onay Sağlık Grup Başkanlığı' na gönderilir.



• Sağlık Grup Başkanlığı' nın Taşınır İşlem Fişi kesmesi sağlanır.



2. Kamu İdareleri Arasında Devir:



1. Hastanelerde;



• Harcama Yetkilisinin parasal yetkisinin üzerinde olan devir talepleri Müdürlüğümüze gelir.(Devralacak kurumun talebinin bulunmasına dikkat edilir.)



• 5 yıllık süre kontrol edilir.



• Kamu İdareleri Arasında Bedelsiz Devre İlişkin Protokol düzenlenir.



• Üst Yöneticilerin imzasına sunulur.



• Protokol üst yazı ile hastaneye gönderilir.


Sağlık Grup Başkanlıklarında;



• Kamu İdareleri Arasında Bedelsiz Devre İlişkin Protokol düzenlenir.



• Parasal Sınırın altındakiler Harcama Yetkilisinin üstündekiler ise Üst Yöneticilerin imzasına sunulur.



• Protokol Sağlık Grup Başkanlığı' na gönderilir.



• Sağlık Grup Başkanlığı' nın Taşınır İşlem Fişi kesmesi sağlanır.



3. KAYITTAN DÜŞME İŞLEMLERİ



1. Hastanelerde;



• Harcama Yetkilisinin parasal yetkisinin üzerinde olan Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Belgeleri Müdürlüğümüze gelir.



• Üst Yöneticinin onayına sunulur.



• Onay üst yazı ile hastaneye gönderilir.



2. Sağlık Grup Başkanlıklarında;



• Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Belgeleri Harcama Yetkilisinin onayına sunulur, parasal sınır ve oranların üstünde ise ayrıca üst yöneticinin onayına da sunulur.



• Onay Sağlık Grup Başkanlığı' na gönderilir.



• Sağlık Grup Başkanlığı' nın Taşınır İşlem Fişi kesmesi sağlanır.

STOK KOORDİNASYON EKİBİ İŞLEVLERİ

1. Sağlık Bakanlığı' na bağlı kurum ve kuruluşlarda bulunan ihtiyaç fazlası ve stok fazlası malzemelerin birbirleri arasındaki devir işlemlerinde koordinasyonu sağlamak,



2. Çerçeve anlaşmalar ile temin edilemeyen malzemelerin satın alınmasına onay vermek,



3. Kurumların MKYS üzerinde belirtmiş oldukları yıllık ihtiyaçlarının kontrolünü yapmak,



4. Kurumların birbirleri arasında devrettikleri malzemelerde malzeme teslimini ve ödeme sürecini takip etmek,



5. Kurumların birbirleri arasındaki yazışmalarında olası problemlerde il stok koordinasyon ekibi olarak mahallinde takip edip çözümlemek,



6. Harcama birimlerinin depo ve kayıtlarını kontrol etmek, stok yönetimi kapsamında yürütülen çalışmaları denetlemek,